Frank Müller Archivberatung und Archivdienstleistungen


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Archiv

Ein Archiv ist eine Institution oder Organisationseinheit für oder in einer öffentlichen Verwaltung oder einem Unternehmen, in der Archivgut zeitlich unbegrenzt aufbewahrt, benutzbar gemacht und erhalten wird. Die in den Archiven archivierten Informationen und die dazugehörigen Informationsträger werden unter dem Begriff Archivgut zusammengefasst.

In Unternehmen fallen täglich unterschiedlichste Arten von Archivgut an. Es zählen dazu beispielsweise der Schriftwechsel mit Kunden und Geschäftspartnern, ebenso Produktionsmuster, Versandunterlagen oder Baupläne. Für ein Unternehmen wichtig sind auch Verträge, Forschungsunterlagen, Patente oder Produktinformationen.

Für viele Unterlagen oder Archivalien gibt der Gesetzgeber Aufbewahrungsfristen vor, für Betriebs- oder Steuerprüfungen sind diese vorzuhalten. In den meisten Fällen ist aber eine Aufbewahrung auch über die gesetzlichen Regelungen hinaus notwendig. Als Beispiel seien hier die Produkthaftung oder Patentrechte genannt. Durch die richtige und langfristige Archivierung Ihrer wichtigen Geschäftsunterlagen sichern Sie auch die Rechtsposition Ihres Unternehmens, denn Ihre historischen und aktuellen Dokumente sind auch in der Zukunft von erheblicher Bedeutung.

Oft werden die Kosten als Argument gegen ein Archiv im Unternehmen angeführt. Es zeigt sich aber schnell, dass durch ein gut geführtes Unternehmensarchiv bedeutende Ersparnisse erzielt werden können. Zum Beispiel kann bei Produktionserweiterungen auf bereits vorhandene Planungen zurückgegriffen werden; bei Rechtsfragen können sich notwendige Nachweise in Personalunterlagen finden lassen; und im Bereich der Produkthaftung liegen so alle wichtigen Unterlagen vor.

Das Archiv ist das Herz und das Gedächtnis Ihres Unternehmens. Es begründet erst dessen Identität und seine Kompetenz. Unternehmensarchive sind eine wichtige Grundlage für die interne und externe Kommunikation. Sie sind in der Lage, Ihre erfolgreiche Firmengeschichte, Ihre Tradition - mit einem Wort: Ihre Kompetenz - an Kunden, Mitarbeiter und die Öffentlichkeit zu vermitteln.




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